Datenschutzrichtlinie des EWI-Alumni e.V.

Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
Der Verein erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten der Mitglieder nur soweit diese für die Verfolgung des Vereinsziels sowie für die Mitgliedererhebung und -verwaltung notwendig sind. Im Einzelnen sind dies Namen und Anschrift sowie Telefonnummern und Email-Adressen zur Mitgliederverwaltung und zur Information u.a. über Veranstaltungen des Vereins, Angaben zur Fima und zur ausgeübten Tätigkeit zur Unterstützung des gezielten Austauschs sowie Bankdaten zur Erhebung des Mitgliedsbeitrages.
Soweit personenbezogene Daten nicht (mehr) aus den o.g. Gründen benötigt werden, sind diese zu löschen.

Information der Mitglieder über die Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Mitglieder werden bei der Erhebung der personenbezogenen Daten informiert, wie die Daten verarbeitet werden. Diese Informationen werden auch auf der Internetseite des Vereins zur Verfügung gestellt.

Einwilligung der Mitglieder über die Verarbeitung personenbezogener Daten
Da der Verein sich bei der Erhebung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten seiner Mitglieder grundsätzlich auf das zur Erfüllung seines Vereinszweckes Notwendige beschränkt, ist eine Einwilligung der Mitglieder dazu nicht notwendig. Soweit dies im Einzelfall fraglich ist, ist die Einwilligung einzuholen.

Zugriff auf personenbezogene Daten
Der Zugriff auf personenbezogene Daten der Vereinsmitglieder ist auf die Personen eingeschränkt, die diesen zur Wahrnehmung der o.g. Zwecke benötigen. Dies sind neben dem Vorstand des Vereins der/die Geschäftsführer(in) sowie der/die Assistent(in) der Geschäftsführung.

Weitergabe von Daten an Dritte
Die Weitergabe von (Adress-)Daten an andere Vereinsmitglieder ist zulässig, soweit sie dem Vereinszweck, hier insbesondere dem Austausch der Vereinsmitglieder untereinander, dient. Soweit Mitglieder mit der Weitergabe ihrer Daten nicht einverstanden sind, können Sie dieser widersprechen. Es ist bei der Weitergabe/Zurverfügungstellung der Daten darauf hinzuweisen, dass diese nur für Vereinszwecke verwendet werden dürfen und eine Verwendung für andere Zwecke (insbesondere für kommerzielle Zwecke) sowie die Überlassung der Liste an außenstehende Personen nicht zulässig ist.
Eine Weitergabe an sonstige Dritte ist möglich, soweit sie im Rahmen der Aufgaben des Vereins notwendig ist (z.B. Nennung der Namen von Exkursionsteilnehmern an besuchte Einrichtungen). Die Weitergabe ist in diesen Fällen soweit möglich zu beschränken. Im Zweifel ist die Einwilligung der Mitglieder vorab einzuholen.
Eine darüberhinausgehende Weitergabe an Dritte ist ausgeschlossen.

 

Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 DS-GVO

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlicher im Sinne des Art. 13 Abs. 1 lit. a) DS-GVO ist
„EWI Alumni – Verein der Absolventen und Freunde des Energiewirtschaftlichen Instituts an der Universität zu Köln e.V.“
E-Mail: alumni@ewi.uni-koeln.de
Vorstand: Christian Mehl (Vorsitzender), Dr. Claudia Eßer-Scherbeck (Stellv. Vorsitzender), Dr. Christina Elberg, Prof. Felix Müsgens, Tina Zierul

2. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Der Verein verarbeitet folgende personenbezogene Daten:
•    Zum Zwecke der Mitgliederverwaltung werden der Name, Vorname, Adresse(n) und wenn zutreffend die Berechtigung zur ordentlichen Mitgliedschaft verarbeitet.
Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO.
•    Zum Zwecke der Beitragsverwaltung wird die Bankverbindung verarbeitet.
Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO.
•    Zum Zwecke der Information der Mitglieder werden Telefonnummer(n), Email-Adresse(n), Firma, Funktion/Fachgebiet verarbeitet.
Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. f) DS-GVO.

3. Speicherdauer
•    Die für die Mitgliederverwaltung notwendigen Daten (Name, Vorname) werden 2 Jahre nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht.
•    Die für die die Beitragsverwaltung notwendigen Daten (Bankverbindung) werden nach 10 Jahren gelöscht.
•    Die für die Mitgliederinformation notwendigen Daten (Telefonnummer(n), Adresse(n), Email-Adresse(n), Firma, Funktion/Fachgebiet und wenn zutreffend die Berechtigung zur ordentlichen Mitgliedschaft) werden 1 Jahr nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht.
•    Die für die Lohnabrechnung der im Verein beschäftigten Personen notwendigen Daten (Name, Adresse, Religionszugehörigkeit, Steuernummer) werden nach 10 Jahren gelöscht (gesetzliche Aufbewahrungsfrist).
•    Die IP-Adressen, die beim Besuch der Vereinswebseite gespeichert werden, werden nach 7  Tagen gelöscht.
•    Im Falle des Widerrufs der Einwilligung werden die Daten unverzüglich gelöscht.

4. Betroffenenrechte
Dem Vereinsmitglied steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.
Das Vereinsmitglied hat das Recht, seine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Dem Vereinsmitglied steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

5. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Das Vereinsmitglied ist verpflichtet, dem Verein die zur Verfolgung seines Zweckes notwendigen Daten zur Verfügung zu stellen.